Регламент резервирования помещений и проведения мероприятий на площадках АНО «Дом народного единства»

1. Общие положения

1.1.       В соответствии с настоящим Регламентом Автономная некоммерческая организация «Центр общественных связей – Нижегородский дом народного единства»  (Далее по тексту АНО «Дом народного единства») предоставляет на безвозмездной основе помещения конференц-залы НКО, общественным объединениям, профессиональным сообществам и инициативным гражданам Нижегородской области для проведения мероприятий различных форм по вопросам развития гражданского общества, консолидации активной общественности и тиражирования лучших социально ориентированных практик.

1.2.       Проводимые мероприятия, указанные в п. 1.1. настоящего Регламента, должны соответствовать требованиям и условиям, определяемым настоящим Регламентом.

1.3. Утверждение Регламента, внесение в него изменений и отмена производятся приказом Генерального директора.

1.4. Несоблюдение требований настоящего Регламента сотрудниками АНО «Дом народного единства» влечет их дисциплинарную ответственность в соответствии с законодательством.

В настоящем Регламенте:

— СОНКО — социально ориентированные некоммерческие организации;

— Руководитель — Генеральный директор АНО «Дом народного единства» либо лицо, исполняющее его обязанности;

— Мероприятия — отвечающие требованиям раздела 2 настоящего Регламента семинары, встречи, совещания, съезды, переговоры, предоставление помещений конференц-залов АНО «Дом народного единства» и иные мероприятия с участием представителей НКО и инициативных граждан, проводимые с использованием ресурсов АНО «Дом народного единства»;

— Организатор — подразделение АНО «Дом народного единства» либо СОНКО, планирующая проведение Мероприятия совместно с АНО «Дом народного единства»;

— Исполнитель — отдел реализации мероприятий АНО «Дом народного единства»;

-Заявка — заполненная на сайте АНО «Дом народного единства» https://дом-единства.рф/room/ форма бронирования доступа в конференц- залы с предоставлением описания Мероприятия;

— Драфт — ознакомительная версия проекта Мероприятия с указанием его наименования, данных об Организаторе, цели, ориентировочного количества участников, потребности в технических ресурсах, объемов и источников финансирования.

 Требования к проводимым мероприятиям

2.1.   Планируемое к проведению мероприятие должно соответствовать следующим требованиям:

2.1.1.  Темы и цели  мероприятия отражают вопросы развития,   внедрения и реализации новых эффективных механизмов функционирования структур гражданского общества, содействия развития деятельности некоммерческих организаций, участвующих в развитии институтов гражданского общества, реализующих социально значимые проекты, укреплению мира, дружбы и согласия между народами, предотвращению социальных, национальных, религиозных конфликтов, поддержка политики Президента РФ о взаимопомощи гражданам, укрепление мира и развитие территорий в Российской Федерации и в дружественных странах, с которыми у Российской Федерации заключены договоры о взаимопомощи.

2.1.2.  Ресурсы АНО «Дом народного единства»: помещения, аппаратные средства, техника, инфраструктура, услуги по организации мероприятия и проведение мероприятия предоставляются на безвозмездной основе (бесплатно) для участников мероприятия;

2.1.3.  Мероприятие не должно носить рекламный характер, то есть рекламировать какие-либо платные услуги как проводящей мероприятие организации, так и ее партнеров.

2.1.4. Мероприятие не должно финансироваться от иностранных государств, их государственных органов, международных и иностранных организаций, иностранных граждан, лиц без гражданства либо уполномоченных ими лиц и (или) от российских юридических лиц, получающих денежные средства и иное имущество от указанных источников.

3. Порядок предоставления помещения АНО «Дом народного единства»

3.1. Место нахождения площадок: Н. Новгород, ул. Белинского, 9Б.

Время работы АНО «Дома народного единства»: Понедельник – Четверг с 9:00 до 18:00, Пятница с 09:00 до 17:00 (по согласованию с Исполнителем время проведения мероприятия может быть изменено),

Площадки для проведения мероприятий: Единство (зал), Согласие (зал), Солидарность (зал, коворкинг), Дружба (переговорная).

3.2.  Помещение предоставляется на основании Заявки, поданной на сайте АНО «Дом народного единства». Исполнитель проверяет соответствие предлагаемого Мероприятия требованиям, установленным разделом 2 настоящего Регламента.

3.3.    Заявка должна содержать следующие сведения:

3.3.1.      наименование, почтовый и юридический адреса, контактные телефоны, адрес электронной почты организации, проводящей мероприятие;

3.3.2.      тема (название) планируемого мероприятия (в случае использования в названии темы иностранной терминологии, специфических терминов, не являющихся общепринятыми, необходимо дать подробное толкование указанных терминов);

3.3.3.      перечень вопросов, подлежащих освещению в ходе мероприятия;

3.3.4.      данные лиц, участвующих в мероприятии в качестве лекторов (специалистов, экспертов, тренеров): Ф.И.О. полностью, должность;

3.3.5.      планируемое количество участников мероприятия;

3.3.6.      планируется ли организация кофе-паузы;

3.3.7.      необходимость использования аппаратных средств в ходе проведения мероприятия;

3.3.8.     необходимость информационной поддержки мероприятия со стороны АНО «Дом народного единства» (публикация афиши на сайте дом-единства.рф)

3.4.       Изменение названия мероприятия и его содержания, указанных в Заявке, не допускается.

3.5. В случае несоответствия Мероприятия требованиям раздела 2 настоящего Регламента в течении 2 (двух) рабочих дней с момента поступления Заявки Исполнитель в установленном порядке через координатора АНО «Дом народного единства» уведомляет автора предложения об отказе от участия в Мероприятии и в предоставлении помещения АНО «Дом народного единства». Работа по рассмотрению предложения о Мероприятии признается завершенной.

3.6. При соответствии предлагаемого Мероприятия установленным требованиям, Исполнитель подготавливает и предоставляет Руководителю Драфт.

4. Порядок проведения мероприятий

При положительном решении Руководителя Исполнитель принимает Мероприятие в дальнейшую работу и через координатора АНО «Дом народного единства» уведомляет об этом автора предложения и о бронировании помещения в АНО «Дом народного единства».

4.1. В течение 5 — 7 рабочих дней с момента согласования Руководителем Драфта Исполнителем самостоятельно, а при необходимости совместно с Организатором, подготавливаются:

— программа Мероприятия, содержащая его наименование, данные об Организаторе и о разграничении с ним полномочий, цели, планируемое количество участников, потребность в технических ресурсах, объемы и источники финансирования,

— проект приказа Руководителя о проведении Мероприятия с указанием ответственных лиц за осуществление каждого этапа подготовки, проведения Мероприятия и предоставления отчетности

— время резервирования площадки включает время на подготовку площадки до и после мероприятия от 15 до 30 минут в зависимости от его масштаба.

4.2. В случае потребности расходов со стороны АНО «Дом народного единства» — не позднее, чем за 15 рабочих дней до Мероприятия необходимы следующие документы:

— программа Мероприятия, содержащая его наименование, данные об Организаторе и о разграничении с ним полномочий, цели, планируемое количество участников, потребность в технических ресурсах, объемы и источники финансирования,

— смета Мероприятия (при необходимости),

— предложение о проведении закупок (при необходимости),

— проект соглашения с Организатором о совместном проведении Мероприятия (при необходимости),

— проект приказа Руководителя о проведении Мероприятия с указанием ответственных лиц за осуществление каждого этапа подготовки, проведения Мероприятия и предоставления отчетности.

Если Руководитель отклоняет предложение о проведении Мероприятия — исполняется пункт 3.5. настоящего Регламента.

4.3. в случае отсутствия расходов со стороны АНО «Дом народного единства»- не позднее, чем за 2 рабочих дня до Мероприятия (при необходимости):

— программа Мероприятия, содержащая его наименование, данные об Организаторе и о разграничении с ним полномочий, цели, планируемое количество участников, потребность в технических ресурсах, объемы и источники финансирования,

— проект приказа Руководителя о проведении Мероприятия с указанием ответственных лиц за осуществление каждого этапа подготовки, проведения Мероприятия и предоставления отчетности.

В предоставлении помещения может быть отказано в случае:

—  несоответствия мероприятия требованиям, указанным в п. 2.1. настоящего Регламента;

—  отсутствия в Заявлении сведений, указанных в п. 3.3. настоящего Регламента;

—  несоответствия сведений, указанных в Заявлении, фактическому содержанию мероприятия;

5. Правила использования помещения

5.1. Во время проведения мероприятия заявитель обязан соблюдать правила общественного порядка в полном соответствии с законодательством Российской Федерации, местным законодательством и соблюдать все правила и нормы противопожарной безопасности.

5.2. Заявитель несет полную ответственность за техническую исправность и обеспечение полной безопасности при эксплуатации электро- и радиоэлектронной аппаратуры.

5.3. Заявитель обязан  согласовывать с Исполнителем АНО «Дом народного единства» подключение к электросети электрооборудования.

5.4. В течение всего периода работы мероприятия заявитель осуществляет поддержание общественного порядка в предоставленном помещении, также технических помещениях АНО «Дом народного единства» (коридорах, туалетных комнатах, гардеробе). АНО «Дом народного единства» не несет ответственности за сохранность материальных ценностей, принадлежащих заявителю, а также участникам мероприятия.

5.5. Запрещается размещение любого рода рекламной, информационной, полиграфической продукции и любых других предметов на стенах, окнах, дверях, полах, потолках и других поверхностях при помощи заколок, липкой ленты или каких-либо других материалов. В случае размещения таких материалов без соответствующего разрешения и причинения, таким образом, ущерба АНО «Дом народного единства» оставляет за собой право взыскать с заявителя стоимость ремонта и/или замены поврежденного оборудования.

5.6. При организации мероприятия питание участников, гостей осуществляется не за счет АНО «Дом народного единства» и не за счет приглашенных на мероприятие, непосредственных участников мероприятия, ответственность по обеспечению уборки используемой территории участниками, лежит на организаторах данного мероприятия.

5.7. Запрещается организация платного входа на мероприятие.

5.8. Запрещается сбор наличных (безналичных) денежных средств, пожертвований и других материальных ценностей в целях организации благотворительной помощи.

5.9. Запрещается курение на территории и прилегающей территории АНО «Дом народного единства».

5.10. Мероприятия, проводимые в предоставленном помещении заявителем, не должны ставить под угрозу репутацию или безопасность АНО «Дом народного единства» и его персонала.

6. Отчетность

6.1. Не позднее 1 (Одного) рабочего днея после проведенного Мероприятия Исполнителем подписывается Акт приема – передачи помещения на основании договора о безвозмездном пользовании помещения конференц- зала АНО «Дом народного единства».